Wochenpläne: Produktiver arbeiten und mehr Zeit gewinnen

Wochenpläne erstellen klingt so unsexy, nach Zeit zu Tode planen, Kreativität und Spontanität einbüßen, irgendwie so unlocker. Viele benutzen irgendeine Art von To-do-Listen, aber bei der Vorstellung, seine ganze Woche zu verplanen, sträuben sich die Nackenhaare. Dabei ist ein gut durchdachter Wochenplan ein tolles Tool, produktiver zu arbeiten und damit mehr Zeit für sich zu gewinnen. Wie das funktioniert, zeige ich Euch in meinem folgenden Beitrag.

Wochenplan vs. Kreativität

Früher wollte ich auch nichts von Wochenplänen wissen, da ich mich nicht unnötig einengen wollte durch starre Vorgaben. Ich hatte Sorge, dass es meine Kreativität abwürgt. Tatsächlich verdaddelte ich ohne einen gewissen strukturierenden Rahmen aber unfassbar viel Zeit. Man versäumt es, wichtige Dinge zu priorisieren und beschäftigt sich stattdessen mit Zeitfressern, die den halben Tag rauben. Zwischendurch werden noch Anrufe und E-Mails getätigt und schon ist der Tag rum, ohne dass die wirklich wichtigen Dinge erledigt worden sind.

Es ist wie mit dem Reisen: Plant man restlos alles vor, geht die Spontanität unterwegs verloren, man arbeitet sich nur noch verbissen an seinen Planungen ab und verpasst die Magie des neuen Ortes. Plant man hingegen nichts und muss am jeweiligen Tag erst überlegen, was man mit dem Tag anfangen möchte, kann es schnell passieren, dass am Ende gar nichts stattfindet.

To-do-Listen habe ich schon immer gemacht, allerdings zu Beginn wenig sinnvoll. Immer, wenn mir etwas einfiel, habe ich es irgendwo auf einen Zettel gekritzelt, und wenn der Zettel weg war, war auch die Erinnerung daran verschwunden. Seitdem ich meine To-do-Listen besser organisiere und dazu übergangen bin, Wochenpläne zu machen, bin ich deutlich produktiver geworden. 

Welche Vorteile bringen Wochenpläne?

Wochenpläne sind aus mehreren Gründen lohnenswert:

▸ Strukturierte Arbeitsweise

Mit ein wenig Planung, was wir mit unserer wertvollen Zeit vorhaben, arbeiten wir in der Regel deutlich zielgerichteter, als wenn wir einfach ins Blaue hinein loslegen. Wenn wir uns für bestimmte Aufgaben Zeitblöcke festlegen, neigen wir weniger dazu, uns in dieser Zeit parallel mit anderen Aufgaben zu beschäftigen. Das berühmte Multitasking ist leider keine besondere Fähigkeit, sondern eine Schimäre. In der Realität führt es eher zum Verzetteln (auch bei Frauen!). Ein Zeitrahmen hilft enorm dabei, die Arbeitsweise etwas zu straffen. 

▸ Höhere Konzentration und schärferer Fokus

Wenn wir wissen, dass wir nur eine Stunde für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung haben, werden wir weniger in Versuchung geraten, uns von anderen Dingen wie eingehenden E-Mails oder Instagram ablenken zu lassen. 

▸ Aufgaben werden beendet

Durch eine gut organisierte Herangehensweise mit klaren Zielvorgaben verlieren wir uns nicht mehr in verschiedenen Aufgaben, die dann halbfertig ihrer Beendigung harren, wenn irgendwann mal wieder Zeit und Lust vorhanden ist. Wenn wir genau festlegen, was wir erledigen wollen, führt das in der Regel auch dazu, dass die Aufgaben beendet werden.

▸ Langfristige Ziele werden erreicht

Durch einen Wochenplan haben wir nicht nur einen Überblick über unsere täglichen und wöchentlichen Aufgaben, sondern wissen auch genau, ob und wie wir uns unseren großen langfristigen Zielen nähern und verlieren diese dadurch nicht aus den Augen.

Wie kann ein Wochenplan sinnvoll gestaltet werden?

Am Anfang muss man sich fragen, welche Ziele man erreichen will. Wie man richtig Ziele setzt, könnt ihr in meinem Beitrag “Think big, plan small, oder: Wie setze ich mir großartige Ziele, die ich auch erreiche” nachlesen. Die großen Ziele werden in Zwischenetappen aufgeteilt und dann in Zeitplänen erfasst. Je nachdem, wie ihr mögt, in Monats-, Wochen- und Tagesplänen.

Da gibt es keine festen Schemata. Ihr müsst es einfach ausprobieren, überprüfen, was gut klappt und womit ihr euch wohl fühlt. Anfangs habe ich zum Beispiel neben Wochen- und Tagesplänen auch Monatspläne gemacht, bin davon aber mittlerweile abgerückt, weil mir der Zeitraum zum Planen zu unübersichtlich ist und es mir zu viel Planerei wurde. Den Zeitraum einer Woche zu planen ist weniger aufwendig und ich kann deutlich besser abschätzen, was ich schaffen kann und was nicht. 

Mein Wochenplan sah zunächst so aus, dass ich mir nur aufgeschrieben habe, welche Dinge ich in einer Woche erledigen möchte, ohne dabei konkrete Zeitfenster festzulegen. Das führte dann aber oft dazu, dass aufgrund von Terminen oder Verschieberitis am Ende der Woche zu viel Plan für zu wenig Woche übrig blieb. Deswegen lege ich nun in einem ersten Schritt Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben fest und bestimme anschließend meine inhaltlichen Ziele. Ein Plan mit Zeitblöcken hat den Vorteil, dass ihr auch Zeiten für Haushalt und Familienzeit erfassen könnt und so einen realen Überblick über eure verfügbaren Zeitfenster bekommt.

Einmal in der Woche solltet ihr euch Zeit nehmen und die Aufgaben der kommenden Woche festlegen. Ich mache das immer donnerstags, weil ich zugleich einen Essensplan erstelle und anschließend den Wocheneinkauf erledige. Da es donnerstags meistens leer ist, geht bei einem Einkauf weniger Zeit verloren als etwa an einem Freitag oder am Wochenende.

Tipps für die Gestaltung eines Wochenplans

Nachfolgend meine Tipps, wie ihr eure Woche gut strukturieren könnt:

▸ Wochenplan mit Zeitblöcken

Als erstes erstellt ihr einen Wochenplan mit Zeitblöcken. Darin tragt ihr zunächst eure Fixtermine ein wie Meetings, Kundentermine, Arztbesuche oder Sportkurse. Dabei die An- und Abfahrtszeiten nicht vergessen. So verschafft ihr euch einen Überblick, wie viel Zeit euch in der kommenden Woche zur Verfügung steht. Anschließend lege ich Zeitblöcke für die Arbeit fest und plane Haushalts- sowie Familienzeiten.

▸ Inhaltliche Ziele festlegen

Im nächsten Schritt solltet ihr unter Berücksichtigung eurer verfügbaren Zeit eure inhaltlichen Ziele für die Woche festlegen. Dazu habe ich mir eine Tabelle mit fünf Spalten erstellt. 

Links liste ich sämtliche Ziele für die Woche auf. 

In der Spalte daneben bewerte ich meine Zielerreichung anhand von vier Kästchen (25 %, 50 %, 75 %, 100 %). Sobald ich 25 % erreicht habe, kreuze ich das Kästchen an, bei 50 % folgt das nächste, bei 100 % ist die Aufgabe erfüllt. 

In einer weiteren Spalte halte ich mit ja oder nein fest, ob ich mein Tagesziel erreicht habe. Wenn das mehrfach nicht der Fall ist, ist entweder meine Zielsetzung unrealistisch oder ich muss fokussierter arbeiten und Ablenkungen vermeiden. 

Danach bewerte ich mein Tagesgefühl mit Smileys, und zwar nach gut, so lala, schlecht. 

Ganz rechts gibt es noch ein Feld für Kommentare. Darin trage ich das dominierende Gefühl des Tages ein, zum Beispiel motiviert, dynamisch, müde oder genervt. Taucht mehrmals müde auf, zeigt mir das, dass ich mehr aufs Schlafen achten muss. Oder bei mehrfach genervt lohnt es sich, der Ursache (sofern nicht offensichtlich) auf den Grund zu gehen und die Ursachen zu beseitigen, da dies die Produktivität hemmt.

Wenn ihr eine Anregung für die Gestaltung eurer Pläne benötigt, könnt ihr gerne meinen Wochenplan als Vorlage herunterladen.

▸ Zeitliche Verteilung der Aufgaben

Die zeitliche Verteilung der Aufgaben hängt natürlich maßgeblich von eurer persönlichen Lebenssituation und euren Vorlieben ab. Grundsätzlich solltet ihr gleichartige Sachen bündeln, um diese mit weniger Aufwand bearbeiten zu können. 

Interessant können auch Gestaltungen wie eine sogenannte Produktionswoche oder eine Freeflow-Woche sein. Bei der Produktionswoche nehmen sich zum Beispiel Blogger oder Autoren eine bestimmte Woche ausschließlich Zeit zum Produzieren von Content. Bei der Freeflow-Woche geht es darum, eine Woche lang einfach mal den Gedanken freien Lauf zu lassen, unabhängig von terminlichen Zwängen die Kreativität zum Zug kommen zu lassen. 

Dieses Prinzip kann auch Sinn machen bei der Aufteilung zwischen gedanklicher Arbeit und Terminen bzw. Telefonaten. So kann man alle persönlichen Termine auf ein bis zwei Wochentage legen und sich in der restlichen Zeit mit gedanklicher Arbeit beschäftigen, zum Beispiel Recherche, Marketingplanungen, Blogartikel schreiben oder Administration. Anderen wiederum ist ein Tag voller Termine viel zu anstrengend. Wiederum andere brauchen Abwechslung zu administrativen Tätigkeiten und mögen es nicht, längere Zeit ununterbrochen am Schreibtisch zu brüten.

Ich persönlich hasse es, wenn ich gedanklich in etwas vertieft bin, mich davon losreißen zu müssen, um einen Termin wahrzunehmen. Wenn ich weiß, dass ich in zwei, drei Stunden einen Termin habe, führt dies auch dazu, dass ich mich gar nicht erst vertiefen kann und an solchen Tagen nicht richtig vorwärts komme. Deswegen versuche ich, sofern ich Termine wahrnehmen muss, alle an möglichst wenigen Tagen zu bündeln und dazwischen administrative Tätigkeiten wahrzunehmen, die nicht viel Zeit kosten, zum Beispiel eine Rechnung schreiben. 

▸ Priorisierung der Aufgaben

Wenn ihr grob wisst, an welchen Tagen ihr was machen wollt (zum Beispiel am Montag Administration, am Dienstag Blogartikel schreiben, am Mittwoch Recherche, etc.), müsst ihr eure Aufgaben priorisieren. Dabei solltet ihr für jeden Tag nur eine Priorität haben. Die muss aber wirklich erledigt werden. Deswegen sollte sie auch als erster Tagespunkt angegangen werden. Ist sie geschafft, motiviert dies für die restlichen Aufgaben. Daneben können ein bis zwei wichtige Dinge treten und Kleinkram, der nicht viel Zeit in Anspruch nimmt. Zeitfresser am besten in mehrere Etappen aufteilen, sofern das möglich ist, und dann Stück für Stück erledigen. Dadurch verhindern wir, dass wir uns zu lange mit Kleinkram beschäftigen statt wichtige Dinge zu erledigen.

▸ Digital oder analog?

Ob ihr eure Wochenpläne digital oder analog gestaltet, ist reine Geschmackssache. Da ich versuche, möglichst papierlos zu werden, habe ich meine Planungen digital erstellt. 

Überwiegend digitale Tools

Für den Essensplan meiner Tochter und den Wochenplan nach Zeitblöcken benutze ich angepasste Google-Vorlagen. Die Vorlage “Tagesplan” ist super praktisch, weil sie bereits auf eine Woche ausgerichtet ist. Man muss nur ein Startdatum eingeben und Wochentage und Daten passen sich automatisch an.

Für den Wochenplan nach inhaltlichen Zielsetzungen habe ich selbst eine Tabelle entworfen, die auf meine Bedürfnisse passt. Für die Bearbeitung nutze ich GoodNotes auf dem IPad und bearbeite das Blankodokument dort handschriftlich.

Dazu gebe ich alles, was mir einfällt, was ich zu erledigen habe, bei der App “Todoist”  ein. Dadurch vermeide ich die Zettelwirtschaft mit To-do-Listen und habe es aus dem Kopf. Man kann dort verschiedene Projekte eintragen und in diese Projekte dann Aufgaben und Unteraufgaben verteilen. Mittlerweile habe ich für alles mögliche Projekte, zum Beispiel den Blog, überlegenswerte Aktien, Einkaufsliste, Leseliste, Privat als Sammelprojekt für solche Sachen wie Arzttermin, Blumen gießen (ich vergesse das sonst). Einmal pro Woche verschaffe ich mir dort einen Überblick und alles, was in der kommenden Woche erledigt werden soll, erhält eine Frist und eine Priorität. Alles, was ich nicht erledigt habe, wird in die Folgewoche verschoben. So geht nichts verloren.

Der große Vorteil bei der Nutzung digitaler Tools wie Google-Tabellen, GoodNotes und Todoist ist, dass ihr von überall und verschiedenen Geräten darauf zugreifen könnt und dadurch nie den Überblick verliert. Auch könnt ihr eure Pläne leichter anpassen, wenn mal wieder das Leben dazwischenkommt, und müsst nicht in euren bereits erstellten Papierplänen herumstreichen, geschweige denn, diese woanders dabeihaben.

Analoges

Zwei analoge Sachen gibt es bei mir aber dann doch: Einerseits einen Jahreskalender, der mir als Backup dient. Der ist relativ schlank, kann also überallhin mitgenommen werden, ohne dass das Gewicht nervt und hat eine perfekte Gestaltung, nämlich eine Woche auf einer Seite und auf der anderen Seite Platz für Kommentare. Das Ganze für anderthalb Jahre. Und andererseits den Wochenplan mit meinen Zeitblöcken als Magnetplan für den Kühlschrank. Denn mein Plan nützt nichts, wenn meine bessere Hälfte ihn nicht zur Kenntnis nehmen kann. Am einfachsten wäre es natürlich, ihm die Google-Tabelle einfach zu teilen. Da er seine E-Mails aber nur unregelmäßig liest, sorge ich so dafür, dass er den Plan auch tatsächlich wahrnimmt.

▸ Visuelle Gestaltung

Sehr hilfreich ist es, mit verschiedenen Farben zu arbeiten. Wenn ich auf meinen Plan mit den Zeitblöcken schaue, weiß ich sofort anhand der Farben, was ungefähr ansteht. Apricot verwende ich für Arbeit, rosa sind meine Termine wie zum Beispiel Sportkurse, grün ist für Aktivitäten meiner Tochter, etwa Ausflüge oder Musikgruppe, und mit blau sind die Zeiten meines Mannes gekennzeichnet. 

Beim Wochenplan mit Zielen ordne ich die Ziele nach ihrer Priorität an. Das Wichtigste steht also gleich zu Beginn. Darüber hinaus markiere ich Ziele, die unbedingt erledigt werden müssen (zum Beispiel bei einem Fristablauf), in roter Farbe.

▸ Nicht Sklave des Plans werden

Und zu guter Letzt: Werdet nicht Sklave eurer Pläne! Gut durchdachte Pläne sollen euch eine Stütze sein und Freiräume schaffen. Daher passt den Plan auf euer Leben an und nicht umgekehrt. Wenn ich zum Beispiel für Dienstag geplant habe, an einem Blogartikel zu schreiben, an diesem Tag jedoch absolut keine Lust dazu habe, versuche ich nur, ein paar Absätze zu schreiben, um zumindest etwas vorwärts zu kommen. Wenn ich allerdings am Mittwoch Lust aufs Schreiben habe, obwohl etwas anderes in meinem Plan steht, nutze ich das aus und schreibe dann, weil man in einem guten Flow einfach mehr bewerkstelligt bekommt und es mehr Spaß macht. Das Liegengebliebene erledige ich dann später. Seid also flexibel. Dasselbe gilt, wenn etwas nicht so klappt wie gewollt. Reflektiert, woran es gelegen hat und passt euren Plan an.