Papierlos oder papierarm?
Papierlos, papierarm oder doch lieber konventionell mit Papier – Die Frage, wie man seine Office-Struktur zukünftig ausrichten möchte, stellt sich im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung immer häufiger.
Das gilt nicht nur für größere Büroeinheiten, die durch den anhaltenden Trend zum Homeoffice und zur ortsübergreifenden Zusammenarbeit anfangen, ihre bisherigen Strukturen zu überdenken. Gerade auch für Gründer, die am Anfang jeden Euro zusammenhalten müssen, steckt hier ein enormes Sparpotential.
Mit dem Thema bin ich in Berührung gekommen, weil ich aufgrund meiner häufigen Reisen eine Organisationsform für meine Aktivitäten brauche, bei der ich von überall Zugriff auf meine Daten habe und arbeitsfähig bin. Ein Büro, in dem meine Akten physisch vorhanden sind und ich zwingend auf eine Anwesenheit vor Ort angewiesen bin, um reagieren zu können, kam daher von vornherein nicht in Betracht. Es musste also eine Lösung her, und so kam ich bei der Überlegung nach Alternativen schließlich zur Frage: “Papierlos oder papierarm?“
Was versteht man unter „papierlos“ und „papierarm“?
Die beiden Begriffe sind selbsterklärend: Während beim papierlosen Büro der Anspruch besteht, wirklich jeden Fetzen Papier aus dem Büro zu verbannen, ist man im papierarmen Büro nicht ganz so streng. Auch hier sind die meisten Geschäftsvorgänge digitalisiert, aber wenn beispielsweise Behördenkontakt notwendig ist, der ohne Brief oder Fax manchmal schwierig zu gestalten ist, oder die Kundenklientel schon etwas betagter ist und auf Papierrechnungen besteht, kann man mit einer pragmatischen Herangehensweise flexibler reagieren. Bei bestimmten Berufsgruppen gibt es zudem bestimmte Aufbewahrungspflichten im Original, so dass eine strikt papierlose Organisation gar nicht durchführbar wäre.
Vorteile der Papierreduktion
Die Vorteile eines papierlosen bzw. papierarmen Büros liegen auf der Hand:
Kosten- und Platzersparnis
Es spart eine ganze Menge Kosten. Man braucht viel weniger Lagerfläche und kann daher eine kleinere Einheit anmieten, was bei den derzeitigen Mietpreisen schon ein echter Kostenfaktor ist. Aber auch die Einsparmöglichkeiten beim Verbrauchsmaterial sind riesig: Man braucht nicht nur kein bzw. deutlich weniger Papier, sondern spart auch an Porto, Briefumschlägen, Toner oder Tacker.
Höhere Produktivität
Mit der Digitalisierung der Geschäftsprozesse geht zugleich eine Verschlankung der Arbeitsabläufe einher. So können beispielsweise Dokumente direkt aufgerufen werden und müssen nicht erst umständlich in Aktenordnern gesucht werden. Dadurch wird viel viel Zeit gespart, die für produktivere Tätigkeiten eingesetzt werden kann.
Größere Unabhängigkeit durch mobilen Zugriff
Ein papierloses bzw. papierarmes Büro bietet mobilen Zugriff, man kann also von überall auf die eingescannten Dokumente zugreifen. Dadurch macht diese Organisationsform deutlich unabhängiger von Zeit und Ort.
Bessere gemeinsame Arbeit an Projekten
Durch den einfachen Zugriff aller Berechtigten auf Dokumente können der Informationsaustausch sowie die gemeinsame Projektarbeit verbessert werden. Wenn erst umständlich PDF-Dokumente einzeln herumgeschickt werden müssen, führt das häufig dazu, dass nicht immer alle auf denselben Informationsstand sind. Denn Dokumente werden nicht immer zeitnah weitergeleitet oder Bearbeiter in der Rundmail vergessen. Auch das Arbeiten im Homeoffice wird dadurch deutlich effizienter.
Größere Sicherheit
Ein papierloses bzw. papierarmes Büro bietet auch einen höheren Schutz, denn die Daten sind nicht der Gefahr von Feuer- oder Wasserschäden ausgesetzt. Wer zum Beispiel einen Hochwasserschaden erleidet, muss bei einem papierlosen/papierarmen Büro nur das Inventar ersetzen, was schon teuer genug werden kann. Wer aber darüber hinaus alle seine Daten unwiderruflich verliert, kann seine Geschäftstätigkeit womöglich ganz beenden.
Zudem lassen sich Zugriffsbeschränkungen mit digitalen Dokumenten leichter realisieren.
Natürlich besteht bei einer rein digitalen Arbeitsstruktur die Gefahr des Hackings, bei einer guten Datenverschlüsselung und Einhaltung von Vorsichtsmaßnahmen ist dies jedoch als deutlich geringer einzustufen als die Gefahr der physischen Vernichtung von Daten durch Feuer oder Wasser.
Stärkere Nachhaltigkeit
Der Pro-Kopf-Verbrauch an Papier liegt jährlich bei über 200 kg. Dazu kommt der hohe Wasserverbrauch bei der Herstellung von Papier, so dass man mit einem papierlosen bzw. papierarmen Büro auch die Nachhaltigkeit stärkt.
Nachteile eines papierlosen bzw. papierarmen Büros
Natürlich gibt es auch Nachteile bei einem papierlosen bzw. papierarmen Büro, die nicht unter den Tisch fallen sollen:
Abhängigkeit von Strom und stabilem Internet
Meines Erachtens stellt die völlige Abhängigkeit von Strom und einer zuverlässigen Internetverbindung den größten Nachteil dar. Gerade im ländlichen Raum gibt es immer noch zahlreiche weiße Flecken, die einen Umstieg auf ein papierloses bzw. papierarmes Büro unmöglich machen. Ich erinnere mich an eine Doku über ein kleines Hotel im Erzgebirge, das regelmäßig damit zu kämpfen hatte, dass das ohnehin schwache Internetsignal ganz ausfiel. In dieser Zeit wusste der Hotelier nicht, ob Buchungen über ein Buchungssystem erfolgt waren, und konnte dementsprechend bei Direktbuchungen nicht sicher wissen, ob es überhaupt noch genügend verfügbare Zimmer gab. Diese Situation führte regelmäßig zu Doppelbuchungen. In einem solchen Umfeld ist eine Digitalisierung der Geschäftsvorgänge noch undenkbar.
Aber auch das Risiko eines Stromausfalls ist mit der Abschaltung der letzten Kernkraftwerke deutlich gestiegen, solange es an gleichwertigen Kompensationen mangelt. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte sich daher Gedanken machen, wie er Datenverlust vermeidet und im Fall der Fälle eine Notstromversorgung aufrecht erhalten kann, um nicht völlig arbeitsunfähig zu sein.
Höherer Stromverbrauch
Aber wenn wir vom Normalfall ausgehen, dass der Strom aus der Steckdose kommt, sobald wir ihn benötigen, sind bei Digitalisierung aller Geschäftsvorgänge alle (fast) immer online. Das lässt auch den Stromverbrauch und damit die Stromkosten steigen. Verglichen mit dem Kosteneinsparungspotenzial gegenüber einem herkömmlichen papierbasierten Büro dürfte diese Kostensteigerung aber zu vernachlässigen sein (sofern der Strompreis nicht immer weiter steigt).
Gutes Dokumenten-Management-System
Ein papierloses bzw. papierarmes Büro steht und fällt mit einem durchdacht strukturierten Dokumenten-Management-System (DMS). Die Dokumente müssen gut verschlagwortet sein. Andernfalls verschwinden Dokumente im digitalen Nirwana.
Akzeptanz bei Mitarbeitern schaffen
Wenn solch tiefgreifende Änderungen in den Geschäftsprozessen bei bereits bestehenden Unternehmen erfolgen, besteht eine große Herausforderung darin, Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu schaffen und sie auf dem Weg mitzunehmen. Altbekanntes über Bord zu werfen ist schwieriger, als man meinen mag.
Wer keine Mitarbeiter hat oder neu startet und damit noch keine etablierten Prozesse hat, muss sich um diesen Aspekt keine Gedanken machen und kann beherzt loslegen.
Worauf muss man bei Einrichtung eines papierlosen Büros achten?
Wer den Schritt weg vom Papier wagen möchte, sollte einige wichtige Punkte beachten, damit die Umstellung erfolgreich gelingt:
Zuverlässiges DMS einrichten
In einem papierlosen bzw. papierarmen Büro werden der Postverkehr, Rechnungen und sonstige Dokumente wie Lieferscheine digital erfasst und abgelegt. Voraussetzung hierfür ist ein gut funktionierendes, effizientes DMS. Dieses sollte in der Lage sein, Daten automatisch auszulesen, sinnvoll abzuspeichern und dem zuständigen Bearbeiter zuzusenden. Dafür existieren am Markt sowohl Software- als auch Cloud-Lösungen, die im Hinblick auf die eigenen Bedürfnisse genau geprüft werden sollten.
Ausreichende Sicherheitsmaßnahmen beachten
Wenn alle Daten eines Unternehmens digital erfasst sind – darunter auch besonders sensible schutzbedürftige Daten – sind ausreichende Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz dieser Daten zu treffen.
Wer Daten nicht auf einem eigenen Server speichert, sondern beispielsweise auf Cloud-Lösungen zurückgreift, sollte darauf achten, dass die DSGVO-Konformität gewahrt ist.
Schutz vor Hackern bieten sichere Passwörter, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Verschlüsselung von Daten und Kommunikation und die Nutzung verschlüsselter WLAN-Verbindungen.
Aufbewahrungspflichten beachten
Vorsicht ist geboten beim Vernichten von Dokumenten: Bestimmte Dokumente erfordern eine Aufbewahrungspflicht im Original, also in Papierform. Dazu gehören z. B. Notarurkunden, Schlussbilanzen oder Vollmachten. Diese Dokumente kann man wie alle anderen auch einscannen, muss sie jedoch zusätzlich in Papierform aufbewahren.
Beweiswert vor Gericht
In der Praxis werden viele Verträge bereits volldigitalisiert geschlossen. Gängig ist es etwa, dass sich der Vertragstext auf einem Tablet befindet, man elektronisch unterschreibt und anschließend seine Vertragsausfertigung via E-Mail erhält. Super praktisch. Rechtsstreitigkeiten sind dabei glücklicherweise nicht an der Tagesordnung, man sollte für den Fall des Falles aber bedenken, dass – noch – ein digitaler Vertrag nicht mit einem Papiervertrag mit Originalunterschrift gleichwertig ist.
Denn digital geschlossenen Verträgen mit einfacher digitaler Unterschrift (also ohne elektronische qualifizierte Signatur) kommt „nur“ eine Indizwirkung zu. Damit hat ein solcher Vertrag einen niedrigeren Beweiswert als die Papierversion mit Originalunterschrift und kann von der Gegenseite leichter angegriffen werden. Bis der deutsche Gesetzgeber im 21. Jahrhundert angekommen ist, kann man dem nur entgegenwirken, indem man zum digitalen Vertragsschluss einen Zeugen mitbringt.
Dienstleister für Einrichtung beauftragen
Die Erstellung einer papierarmen Infrastruktur kostet am Anfang natürlich Zeit und Nerven. Wer es sich leichter machen möchte, kann auch darauf spezialisierte Dienstleister beauftragen.
Fazit
Für meine Bedürfnisse ist ein papierarmes Büro die beste Lösung. Ich habe mit der Digitalisierung meiner Abläufe begonnen und möchte mit so wenig Papier wie möglich auskommen. Gleichzeitig habe ich als Rechtsanwältin jedoch viel mit Urkunden und Verträgen zu tun, so dass eine völlig papierlose Organisation zurzeit unrealistisch ist. Wichtige Verträge werde ich auch außerhalb meiner anwaltlichen Tätigkeit zukünftig zusätzlich in Papierform aufbewahren, solange keine völlige rechtliche Gleichwertigkeit gegenüber Verträgen in Papierform besteht. Ich stehe noch am Anfang des Prozesses, freue mich aber riesig über jeden Ordner weniger, der mir Platz wegnimmt.
