Inbox Zero: Praktische Tipps für Posteingang Null

Inbox Zero ist ein Konzept, mit dem ihr nicht nur euer Postfach aufräumen könnt, sondern das auch euren Fokus und eure Produktivität verbessert. Was es damit auf sich hat und wie ihr euer Postfach sinnvoll strukturieren könnt, erfahrt in diesem Beitrag.

Mein Ausgangspunkt

Bevor ich mich mit dem Thema “Inbox Zero” eingehend beschäftigt habe, war mein Posteingang ein Spiegelbild zu meinem Schreibtisch. In einem Wort zusammengefasst: Chaos! Gerade, wenn ich längere Zeit an einem bestimmten Projekt arbeitete, sah ich irgendwann keinen freien Zipfel Tisch mehr, Akten stapelten sich, dazwischen Notizen, Stifte usw. Ich hielt mich dann gerne für besonders busy und fleißig.

Und genauso verhielt es sich mit meinem elektronischen Posteingang: Leider hatte ich auch hier keinen ausgeprägten Ordnungssinn und ließ die E-Mails einfach reinlaufen. Immer weiter und weiter. Dabei ist hin und wieder leider auch mal eine wichtige E-Mail versandet. Und wenn man dann auf die Suche nach einer bestimmten E-Mail gehen muss, ähnelt es der berühmten Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Ein Dauerzustand ist das natürlich nicht, weil es mit effizientem Arbeiten nichts zu tun hat. Es nervt und kostet Zeit, die man effektiver einsetzen könnte. Also suchte ich nach Lösungen und stieß auf das Konzept “Inbox Zero“.

Was ist Inbox Zero?

Inbox Zero ist ein Konzept, um Ordnung im Postfach zu schaffen. Dabei sollen am Ende des Arbeitstages alle E-Mails bearbeitet und der Posteingang leer sein. Bearbeitet heißt dabei nicht automatisch beantwortet. Die Strukturierung der eingehenden E-Mails erfolgt mit nur wenigen Ordnern, die sich nicht nach Inhalten, sondern nach Aktionen ausrichten.

Merlin Mann, ein amerikanischer Blogger, von dem die Idee zum Inbox-Zero-Konzept ursprünglich stammt, empfiehlt dazu die folgenden fünf Ordner anzulegen:

• Antworten: Alle E-Mails, die innerhalb von fünf Minuten beantwortet werden können.
• Aktion: Alle E-Mails, für die ein längerer Zeitaufwand erforderlich ist (weil z. B. noch eine Recherche erforderlich ist oder Anhänge zusammengestellt werden müssen). 
• Warten: Für E-Mails, auf die eine Antwort erwartet wird oder deren Bearbeitung delegiert ist.
• Halten: Für E-Mails, auf die man schnell zurückgreifen möchte,
• Archiv: Für alle bearbeiteten E-Mails, die man aufbewahren möchte.

Ziel dieser Methode ist es, produktiver zu werden und Stress durch ungelöste Aufgaben zu reduzieren. 

Vor- und Nachteile bei Inbox Zero

Die Vorteile liegen auf der Hand: Man wird nicht mehr von einer Flut eingehender E-Mails überwältigt. Eine klare Übersicht hilft, wichtige Nachrichten schnell zu identifizieren und ihnen Priorität bei der Bearbeitung einzuräumen. Dadurch erfährt man schnell eine spürbare mentale Entlastung. Zugleich kann Inbox Zero die Produktivität steigern, da man weniger Zeit mit der Sucherei in überfüllten Posteingängen verschwendet.

Wer allerdings einen echten Produktivitätsschub erfahren möchte, muss auch seine Arbeitsweise anpassen. Ziel ist es, sich nicht mehr von eingehenden E-Mails ablenken zu lassen, sondern den Fokus und den Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten. Dies gelingt am besten, wenn ihr nur zu bestimmten festgelegten Uhrzeiten eure E-Mails checkt und auf Desktopbenachrichtigungen bei eingehenden E-Mails verzichtet.

Allerdings ist das Konzept nicht für jeden gleichermaßen geeignet. Es erfordert eine gewisse Disziplin, sich täglich um die Sortierung eingehender E-Mails zu kümmern. Gerade bei E-Mail-Eingängen im dreistelligen Bereich kann es schnell herausfordernd werden. Wer dann zwanghaft bemüht ist, seinen Posteingang leer zu halten, büßt gegebenenfalls auch an Produktivität ein, weil er sich nicht mehr auf wichtigere Aspekte konzentrieren kann.

Alternativkonzepte zu Inbox Zero

Es gibt eine Vielzahl anderer Methoden, die sich in vier Gruppen unterscheiden lassen:

Inbox Zero lite

Bei diesen Konzepten geht es nicht darum, den Posteingang völlig zu entleeren, sondern es dürfen maximal 5, 10, 50 oder 100 E-Mails stehenbleiben. Damit ist zwar vordergründig weniger Disziplin und Arbeitsaufwand nötig. Es kostet aber ebenfalls (unnötige) Zeit zu checken, ob es sich nun um E-Mail Nr. 98 oder Nr. 101 handelt. Abgesehen davon ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Posteingang irgendwann wieder genauso voll wie anfangs ist, groß, so dass sich diese Ansätze meines Erachtens nicht lohnen.

Inbox Infinity

Das ist der Ansatz, den ich bislang praktiziert habe und kann aus jahrelanger Erfahrung (und Leiden) sagen, dass es der am wenigsten brauchbare Ansatz ist. Man verbringt unfassbar viel Zeit mit dem Suchen bestimmter E-Mails, möglicherweise interessante Inhalte, die für die man gerade keine Zeit hat, gehen für immer verschüttet und ab und zu übersieht man in dem ganzen Haufen auch mal eine wichtige E-Mail. Nicht empfehlenswert.

Inbox Priority

Dieses Konzept konzentriert sich darauf, eingehende E-Mails nach Prioritäten zu organisieren. Wichtige Nachrichten werden sofort bearbeitet, während weniger dringende E-Mails später dran sind. Die Herangehensweise ist flexibler und reduziert den Druck, den Posteingang immer leer zu halten. Aber auch hier ist Disziplin gefragt, um die Priorisierung konsequent umzusetzen. Weniger wichtige E-Mails können leichter übersehen oder vergessen werden. Daher finde ich Inbox Zero einfacher in der Umsetzung und weniger fehleranfällig.

Kategorisierung und Filter

Bei dieser Methode werden E-Mails automatisch in verschiedene Kategorien oder Ordner sortiert, basierend auf vordefinierten Regeln und Filtern. Vordergründig reduziert dieses Konzept zwar die Organisation und den Arbeitsaufwand, es ist aber von allen Konzepten am fehleranfälligsten. Wenn die Filter nicht präzise genug sind, können E-Mails in den falschen Kategorien landen. Und wenn man keine geeigneten Filter oder Regeln benutzt, entsteht schnell Unordnung. Nicht brauchbar!

Tipps für den erfolgreichen Start mit Inbox Zero

Inbox Zero ist kein Hexenwerk. Mit einer einmal angelegten Struktur und ein wenig Disziplin hat man ganz schnell Ordnung ins Chaos gebracht. Hier einige Tipps, wie ihr überquellende Postfächer schnell in den Griff bekommt und produktiver werdet:

• Richtet feste Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails ein.
• Es geht ab sofort für künftige E-Mails los, alle Neueingänge müssen bearbeitet werden. Parallel arbeitet ihr nach hinten, bis das Postfach leer ist.
• Schafft euch eine sinnvolle Ordnerstruktur, die gut zu euren persönlichen Bedürfnissen passt.
• Alte E-Mails am besten nach Absender sortieren, um gezielt größere Mengen löschen zu können (z. B. unwichtige Newsletter, Werbe-E-Mails, etc.).
• Newsletter prüfen: Nur, was ihr wirklich lest, darf bleiben, alle anderen Newsletter (und da sammelt sich über die Jahre eine ganze Menge an) bestellt ihr ab.
• Unwichtige Nachrichten sofort löschen.
• Nachrichten, deren Beantwortung weniger als fünf Minuten dauert (die Zeit könnt ihr auch kürzer ansetzen, je nach E-Mail-Flut), beantwortet ihr sofort.
• Für Nachrichten, die mehr Zeit zur Bearbeitung erfordern, könnt ihr einen Termin festlegen, entweder im Kalender oder in anderen Tools. Ich nutze dafür Todoist, eine beliebte Alternative ist Evernote.

Inbox Zero bei Gmail und Outlook: Meine konkrete Vorgehensweise

Gmail nutze ich privat und für einige berufliche Projekte, Outlook für meine Kanzlei. Bei der Sortierung eingehender E-Mails gehe ich jedoch nach den gleichen Prinzipien vor.

Inbox Zero bei Gmail

Um eine übersichtliche Struktur zu schaffen, habe ich einige allgemeine Einstellungen angepasst sowie Ordner bzw. Label erstellt, um eingehende E-Mails sortieren zu können.

▸ Anpassung der Einstellungen

In meinem Posteingang bei Gmail bin ich zunächst oben rechts auf Einstellungen gegangen, dann auf „Alle Einstellungen aufrufen“. Bei Posteingang habe ich die folgenden Einstellungen (Häkchen setzen) vorgenommen:

• Kategorien: nur allgemein
• Lesebereich: deaktiviert
• Wichtigkeitsmarkierungen: keine Markierungen, Gmail soll anhand meiner bisherigen Aktionen einschätzen, welche Nachrichten mir wichtig sind
• Gefilterte E-Mails: Filter ignorieren

Anschließend habe ich die vorgenommenen Änderungen gespeichert.

▸ Struktur mit Labeln

Bei Gmail könnt ihr eine Struktur anlegen, indem ihr sogenannte Label erstellt, die ihr unterschiedlich farblich markieren könnt. Folgende Label sind für mich am geeignetsten:

• Antworten | Reaktion: Hier landen alle E-Mails, auf die ich antworten muss (und deren Beantwortung länger als fünf Minuten dauert) oder auf die ich auf andere Weise irgendwie reagieren muss (z. B. eine noch offene Rechnung). Je nach Umfang richte ich für die Bearbeitung auch zusätzlich einen Termin ein. Sobald ich die E-Mail final bearbeitet habe, geht sie ins Archiv oder wird gelöscht.
• Warten: Für alle E-Mails, auf die ich eine Antwort erwarte. Nach Eingang der Antwort archiviere oder lösche ich sie.
• Später lesen: Hier bewahre ich alle E-Mails (insbesondere Newsletter) auf, die mir beim Überfliegen interessant scheinen, für die ich aber gerade keine Zeit zum Lesen habe. Sobald ich sie gelesen habe, werden sie archiviert oder gelöscht.
• Archiv: Der Purist würde es jetzt beim Archiv belassen, ich habe aber einige Unterlabels (mit der Maus über das Label bewegen, zu dem der Unterordner erstellt werden soll, und auf die drei kleinen Punkte rechts klicken) erstellt, weil es für mich einfach übersichtlicher ist. Dabei sortiere ich noch einmal extra nach interessanten Newslettern, Steuer, Rechnungen und bestimmten beruflichen Projekten. Alles andere landet im allgemeinen Archiv.

E-Mails, die ich innerhalb von fünf Minuten beantworten kann, beantworte ich sofort. Dafür brauche ich keine separate Ablage. Je nachdem, ob mir die E-Mail wichtig war, lösche oder archiviere ich sie anschließend. Ich habe mir angewöhnt, E-Mails einmal vormittags und einmal nachmittags zu checken und sortiere sie dann gleich entsprechend. Nach dem letzten Aufruf ist mein Posteingang also leer. 

Gestartet bin ich bei 15.050 E-Mails und hatte meinen Posteingang nach etwas mehr als zwei Monaten leer.

Inbox Zero bei Outlook

Genauso gehe ich auch bei Outlook vor. Unter dem Posteingang habe ich dieselbe Ordnerstruktur wie bei Gmail angelegt (neue Ordner lassen sich bei Outlook erstellen, indem man mit der rechten Maustaste auf Posteingang klickt).

Ich prüfe meine Kanzlei-E-Mails drei Mal täglich. Um zwischendurch nicht von nervigen Benachrichtigungen gestört zu werden, habe ich diese deaktiviert. Dazu geht ihr auf Datei, dann auf Optionen und dort unter E-Mail zum Nachrichteneingang. Dort alle Häkchen deaktivieren, und ihr könnt euch ablenkungsfrei auf eure Arbeit fokussieren.

Fazit

Das Konzept von Inbox Zero finde ich unglaublich sympathisch, weil zum letzten Bearbeitungszeitpunkt das Postfach tatsächlich leer ist. Die Aufgaben sind bearbeitet bzw. fest terminiert. Alles andere ist nur halbherzig: Zu Beginn lässt man nur eine bestimmte Anzahl von E-Mails im Postfach stehen, dann sind es auf einmal wieder ein paar mehr und schwupps, ist das Fach wieder voll. Das kann nicht passieren, wenn man den Posteingang wenigstens einmal am Tag leert.  Andere Alternativen kämen für mich von vornherein nicht in Frage, weil die Konzepte entweder keine sinnvolle Kontrolle ermöglichen oder zu fehleranfällig sind.

Wie man seine Fächer organisiert, muss man nach seinen persönlichen Vorlieben entscheiden. Sture Konzepte anderer zu befolgen, wonach man maximal drei, vier oder fünf bestimmte Ordner haben dürfe, bringen wenig, wenn man mit der Struktur für sich nichts anfangen kann. Einige vermeiden Unterordner im Archiv wie der Teufel das Weihwasser. Wenn ich aber Projekte mit vielen E-Mails habe, ist es für mich viel einfacher, diese in einem Ordner zusammengefasst zu haben.

Auch lösche ich nicht alle erledigten E-Mails sofort. Da kommt wahrscheinlich die Anwältin in mir durch. Bei gewissen Punkten schätze ich einfach eine gewisse Nachvollziehbarkeit. Ich lösche wirklich nur unwichtige E-Mails (und das sind schon sehr viele).

Das Konzept stößt natürlich an seine Grenzen, wenn Hunderte von E-Mails täglich hereinflattern. Das ist bei mir nicht der Fall, so dass es für mich gut passt. Aber selbst man mit E-Mail-Massen zu kämpfen hat, ist es doch zumindest sinnvoller, einen möglichst leeren Posteingang anzustreben, als es einfach laufen zu lassen.

Ein leerer Posteingang verschafft mir das Gefühl, alles im Blick und erledigt zu haben. Dadurch bin ich mental entlasteter und geistig beweglicher, verspüre mehr kreativen Flow. Eine klare Umgebung fördert einen klaren Geist. Daher räume ich am Ende des Tages analog zum Posteingang auch meinen Schreibtisch mittlerweile leer. Andere Maßnahmen können diesen Prozess weiter unterstützen, zum Beispiel das Entrümpeln des Kellers, der Wohnung bzw. des Hauses oder das Ausmisten des Kleiderschranks. Mich hat auch der Wechsel zu einem papierarmen Büro weitergebracht. Die Umstellung war anfangs eine große Herausforderung, mittlerweile genieße ich es aber sehr, den dicken Aktenbergen und Notizzetteln entkommen zu sein und von überall auf meine Daten zugreifen zu können. Es lohnt sich, seine Gewohnheiten immer wieder zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.